Mötes- och konferenskoordinator
Om rollen
Som Mötes- och konferenskoordinator på The Dock tar du vid när bokningen är gjord och ser till att varje konferens, möte eller gruppvistelse blir genomtänkt, välplanerad och riktigt bra genomförd. Du ansvarar för att detaljplanera arrangemang, samordna information internt, hitta rätt lösningar för kunden och säkerställa att vi tar vara på varje möjlighet att skapa mervärde.
Det här är en nyckelroll på hotellet och en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö där mycket händer samtidigt. Du behöver kunna hantera flera projekt parallellt, arbeta strukturerat och ha förmågan att se helheten i ett arrangemang – från första planering till genomförande och uppföljning. Du arbetar nära både gäster, reception, drift, restaurang och säljavdelning, och blir en viktig länk mellan bokning och leverans.
Rollen innefattar även administrativa och ekonomiska delar, såsom fakturering, uppföljning av arrangemang och hantering av provisionsrelaterade delar inom ansvarsområdet.
Det här är en nyckelroll för att skapa trygghet för gästen genom hela processen, säkerställa att verksamheten internt har rätt förutsättningar och bidra till att varje arrangemang blir välplanerat, genomfört och följt upp på ett professionellt sätt.
Det här kommer du att göra
Planera och koordinera konferenser, möten och gruppbokningar i detalj
Säkerställa att alla delar av arrangemanget är tydligt planerade och förankrade internt
Ha löpande kontakt med kunder och gäster inför genomförande
Skapa, anpassa och paketera lösningar utifrån kundens behov och önskemål
Arbeta aktivt med merförsäljning av tillägg, upplägg och upplevelser
Hålla kundvisningar och presentera hotellets möjligheter på ett inspirerande sätt
Följa upp att verksamheten har rätt information om kommande arrangemang
Hantera fakturering, administrativa uppföljningar och provisionsrelaterade delar inom rollen
Bidra till att varje gästupplevelse blir smidig, personlig och väl genomförd
Samarbeta nära övriga avdelningar för att säkerställa hög kvalitet i hela leveransen
Vi tror att du är
Serviceinriktad, strukturerad och bra på att skapa förtroende
Trygg i kunddialogen och van att skapa lösningar utifrån olika behov
Bra på att hantera flera uppgifter och projekt parallellt utan att tappa detaljerna
Stresstålig och trivs i en dynamisk arbetsmiljö där tempot stundtals är högt
Duktig på att se helheten i ett arrangemang och förstå hur detaljerna påverkar gästupplevelsen
Prestigelös och samarbetsinriktad, med lätt för att bygga goda relationer
En person som tycker om att både planera noggrant och få saker att hända i praktiken
Vi ser gärna att du har
Erfarenhet från konferens, bokning, eventplanering eller liknande roll
Gärna erfarenhet från hotell, mötesanläggning eller annan besöksnäring
God känsla för service, försäljning och kundbemötande
Erfarenhet av administrativ uppföljning, fakturering eller liknande ekonomiska moment
Vana att arbeta i bokningssystem och administrativa verktyg
God svenska och engelska i tal och skrift
God datorvana och gärna erfarenhet av Office-paketet
På The Dock gör vi det THE PEGA WAY
Personlighet, Engagemang, Glädje och Affärsmässighet – det är vår värdeskapande formel.
Hos oss ska det finnas höga ambitioner, mycket hjärta och en arbetsglädje som märks. Vi vill skapa en plats där både gäster och medarbetare känner energi, stolthet och lust att komma tillbaka.
Det här får du hos oss
En nyckelroll i ett hotell med höga ambitioner och mycket framtidstro
Möjlighet att vara med och utveckla mötes- och konferensupplevelsen på The Dock
En arbetsplats där hotell, möten, mat och spa tillsammans skapar något unikt
Ett sammanhang där du får påverka både drift, kultur och värdskap
Engagerade kollegor, högt tempo och stora möjligheter att sätta avtryck
Friskvårdsbidrag
Personalförmåner inom Winn Hotel Group, samt inom Strawberry & Nordic Hotels & Resorts
Bra att veta
Anställningsform: Tillsvidare, med inledande provanställning enligt överenskommelse
Omfattning: Heltid
Placering: The Dock, Södertälje
Tillträde: Enligt överenskommelse
Lön och villkor: Individuell lönesättning enligt gällande avtal
Sista ansökningsdag: Rekrytering sker löpande
Har vi fångat ditt intresse?
The Dock drivs av Winn Hotel Group. För att läsa mer och skicka in din ansökan – klicka vidare till oss här.
Välkommen att bli del av Team The Dock
Där vattnet möter staden och du möter något större.
Södertäljes nya pulserande hotspot. En plats där energi och elegans möts och där vi skapar upplevelser som får gästen att vilja stanna lite längre.
Hos oss på The Dock vaknar man med utsikt över vattnet, känner pulsen i loungen, skapar minnen i baren och slappnar av i ett 2000 kvm stort spa. Det är här dagen övergår i en kväll ingen vill ska ta slut och det är vi som gör det möjligt.
The Dock är inte bara ett hotell – det är en destination. En plats för möten som inspirerar, middagar som överraskar och ögonblick som fastnar. För dig som jobbar här betyder det att vara en del av något större. Du är med och formar helhetsupplevelsen från första intrycket till sista leendet.
Vi söker dig som vill vara med och skapa något nytt. Som har öga för detaljer, passion för service och gillar att jobba i ett team där idéer får ta plats.
Oavsett om du är expert i köket, stjärna i receptionen eller tryggheten bakom kulisserna, här finns plats för dig.
Välkommen till The Dock. Här börjar något mer än bara ett jobb.
FAKTA THE DOCK
Plats: Marenplan, Södertälje centrum
Antal hotellrum: 183 hotellrum inklusive tre sviter
Faciliteter: Filmsalong, gym, konferens- och eventmiljöer
Restauranger: Jackie’s all day dining och Birds Eye skybar
SPA: 2000 kvadratmeter placerat på två våningar (The Dock Spa öppnar i juni 2026)
Ägs och drivs av: Winn Hotel Group AB – www.winn.se
Del av: Nordic Hotels & Resorts / Strawberry
The Dock är din startpunkt, din mötesplats och kanske din framtida arbetsplats?
What’s in it for you?
As part of of Strawberry, you will get the best employee benefits of the industry.
A culture to cherish
Our people always make guests their top priority! Our warm and welcoming atmosphere creates the right setting for you to flourish and work your magic. You will get the freedom you need to perform your tasks and solve problems as they arise in the best way you see fit. A strong team spirit and family-feeling foster a culture of collaboration. And when there’s something to celebrate, we make sure to have some fun! In larger cities, we also regularly host after-work events to allow colleagues to mingle. How do we achieve all this you may wonder? We believe it’s down to the fact that we’re a diverse crowd full of energy, courage and enthusiasm. That’s how we create extraordinary experiences every single day!
A culture to cherish
Job security for peace of mind
When you work with us, we’ll take your whole life situation into consideration. We offer good job security through collective agreements and insurances, as well as paid parental leave, holiday leave, wellness allowance, attractive pension plans and competitive salaries. We’re there for you.
Job security for peace of mind
Room to grow
With more than 200 hotels across the Nordics, we offer you endless opportunities for career progression! Would you like to work full-time, part-time, a few hours here and there, or perhaps only a season? We have room for you, no matter where you’re at. We encourage creativity and curiosity, and we make every effort to foster a culture of learning for professional development. Ready to take your next career leap within the company? We applaud you and will help you achieve this! An academic degree isn't the most important thing for us. If you have the right mindset, we can certainly promise you a bright future!
Room to grow
Explore more
We encourage you to get out and explore all that life has to offer! So, we always give numerous discounts to you and your friends and family at our hotels, bars and restaurants. As part of Strawberry, you get four FREE nights at our hotels each year* To remind you just how important you are, we’ll always do our best to offer you an upgrade! And on top of that, we’ve also partnered with other companies to give you sweet deals on air travel, charter holidays, car rental and lots more.
*If you are employed on a contract for at least 20% of full-time working hours.
Explore more
Open mind, open hearts
Our heart beats for the world around us. To meet global challenges, we support the transition to clean energy, and we recently opened the first zero-energy hotel in the Nordics. We seek to use organic produce and have championed the elimination of unsustainable palm oil. We promote equal rights above all and are proud sponsors of Pride. Regardless of your ethnicity, gender, religious beliefs, disabilities or age - our doors are always open.
Open mind, open hearts
All over the Nordics & Baltics
Be it a vibrant city, a tranquil island or a charming little town in the mountains, you’ll probably find one of our hotels there.