Meeting & Event Coordinator

Gör varje möte och event till ett mästerverk!

Välkommen till en pulserande arbetsplats! På Clarion Hotel Umeå lever vi efter vårt mindset More than staying. Vi är rebeller som drivs av vår passion och energi för att skapa upplevelser i världsklass. Vår vision är tydlig: vi ska öka livskvalitén för både gäster och kollegor.

Nu letar vi efter en Meeting & Event Coordinator som med sin passion och expertis vill skapa och genomföra oförglömliga möten och event hos oss på Clarion Hotel Umeå.

Detta är en fast anställning på 100% med start så snart som möjligt. Tjänsten innebär stundvis varierande arbetstider vilket inkluderar även kvällar och helger, precis som det är på hotell - men är i huvudsak inom normal kontorstid. Tjänsten rapporterar till Meeting & Event Manager och ingår i konferensteamet.

Din roll: Spindeln i nätet och ledaren på fältet – där magin händer!

Som Meeting & Event Coordinator (MEC) är du en nyckelperson i vårt konferensteam och axlar även rollen som supervisor på avdelningen. Du har ett helhetsansvar som sträcker sig från den kreativa planeringen till det operativa genomförandet i våra magiska lokaler, och är ställföreträdande till Meeting & Event Manager i dennes frånvaro med delegerat ansvar för drift och personal.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• Rollen innebär en balans där du agerar operativt i det dagliga arbetet som MEC, samtidigt som du är operativ ledare och ställföreträdande i ditt supervisoransvar.

• Utöva ditt supervisoransvar självständigt i Meeting & Event Managers frånvaro, inklusive delegerat ansvar för drift och personal

• Vara kundens vägledare genom hela arrangemangsprocessen – från planering till uppföljning. Du administrerar allt som rör konferenser, grupper och arrangemang, med stor noggrannhet och förmåga att prioritera i en miljö med högt tempo, inklusive noggrann registrering och uppföljning i bokningssystemen, aktiv merförsäljning för att bidra till hotellets budgetmål, merförsäljning och fakturering.

• Proaktivt koordinera med olika avdelningar (kök, restaurang, reception osv.) för smidiga arrangemang och säkerställa en tydlig informationsgång.

• Välkomna grupper och vara tillgänglig under större arrangemang.

• Konstant leta efter möjligheter att överträffa gästernas förväntningar. Du kommer aktivt att bidra till att våra gäster väljer att komma tillbaka till oss vid nästa tillfälle.

• Säkerställa att teknisk utrustning (AV, ljud, ljus, internet) är i enlighet med kundens beställning, i samarbete med relevanta avdelningar/leverantörer.
  
  

Vem är du? – Vår nästa stjärna!

Vi söker en kreativ talang fylld av passion, energi och mod! För att trivas hos oss behöver du vara en person som tar fullt ägarskap över dina uppgifter och vågar utmana bilden av vad ett möte eller ett event kan vara. Du är en sann lagspelare som älskar att se andra växa och trivs i en snabb och dynamisk miljö där du kan hantera nästan allt som dagen bjuder på genom att vara lugn, stresstålig och effektivt prioritera. Att leverera service i världsklass är en självklarhet för dig!

Dina kvalifikationer:

• Minst 2 års erfarenhet av konferens- och eventplanering eller arbetsledning.
  

• Goda tekniska kunskaper inom AV (ljud, ljus och bild).
  

• God administrativ vana (erfarenhet av Event Temple eller liknande system är meriterande).
  

• Flytande svenska och engelska i både tal och skrift.